Termos de Uso da Plataforma ata.ia.br

Para cartórios e organizações — contratação empresarial. Versão 2026-10-v4. As versões anteriores ficam guardadas: 2026-10-v3 (10/10/2026), 2026-10-v2 (09/10/2026) e versão de 23/07/2026.

1. Quem somos

A plataforma ata.ia.br é operada por HSM Negócios Digitais LTDA ("HSM"), CNPJ 60.174.986/0001-48, com sede na Rua Rio de Janeiro, 243, Sala 802, Centro, Belo Horizonte/MG, CEP 30160-040. E-mail: contato@ata.ia.br. WhatsApp: +55 (61) 99239-3000.

2. Definições

• Plataforma: o software ata.ia.br, incluindo os subdomínios dos clientes.
• Cliente: o cartório (serventia extrajudicial) ou a organização que contrata a Plataforma. Quando o Cliente é uma serventia, a contratação é feita pelo titular da delegação, pelo interino ou pelo interventor, que a representa e por ela responde nos termos da Lei nº 8.935/1994. Se o responsável pela serventia mudar, o novo responsável deve confirmar a contratação em até 30 dias; sem isso, a conta passa a funcionar apenas para leitura e exportação.
• Administrador: o Usuário indicado pelo Cliente para gerir a conta.
• Usuário: a pessoa autorizada pelo Cliente a usar a Plataforma.
• Conteúdo do Cliente: mídias, conversas, documentos, transcrições, resumos, minutas, dados das partes e todas as informações inseridas pelo Cliente ou geradas a partir delas.
• Minuta: o rascunho de ato gerado com apoio da Plataforma.
• Protocolo e link curto: o código e o endereço gerados para cada minuta ou ata.
• Cliente final: a pessoa atendida pelo Cliente.
• Titular: a pessoa natural a quem os dados pessoais se referem.

3. Para quem é a Plataforma

3.1. A Plataforma é destinada ao uso profissional por cartórios e organizações. Pessoas físicas que queiram organizar uma conversa para uso próprio devem usar o produto Conversa degravada (ata.ia.br/degravar), que tem termos próprios.

3.2. Se, apesar disso, o Cliente for consumidor, prevalecem as normas do Código de Defesa do Consumidor. Nesse caso, as cláusulas 17 (limitação de responsabilidade) e 21 (foro) só se aplicam no que forem compatíveis com elas.

4. O que a Plataforma faz

A Plataforma ajuda o Cliente a:

• organizar mídias digitais (conversas exportadas, áudios, vídeos, imagens, e-mails e documentos);
• transcrever e ler essas mídias com inteligência artificial;
• preencher modelos e gerar minutas;
• guardar as mídias no Google Drive do próprio Cliente;
• gerar um protocolo e um link curto de verificação.

5. O que a Plataforma não faz

O Cliente declara que sabe que:

• (a) a Plataforma não lavra ata notarial, não pratica ato notarial e não confere fé pública. A lavratura da ata notarial é atribuição exclusiva do tabelião (Lei nº 8.935/1994, arts. 3º e 7º, III; CPC, art. 384);
• (b) a assinatura do ato acontece fora da Plataforma (e-Notariado/ICP-Brasil, gov.br ou outro meio adequado);
• (c) a Plataforma não substitui a conferência pessoal do tabelião ou do escrevente autorizado;
• (d) a Plataforma não guarda o acervo da serventia. A guarda de livros, documentos e sistemas é do titular (Lei nº 8.935/1994, art. 46). O Drive e o link curto são ferramentas de apoio;
• (e) a inteligência artificial pode errar, omitir ou interpretar mal. Toda minuta deve ser revisada;
• (f) a HSM não presta assessoria jurídica.

6. Cadastro e contas

6.1. Cada Usuário tem acesso pessoal e intransferível. As credenciais não podem ser compartilhadas.

6.2. O Administrador cadastra e remove Usuários e define os papéis (Administrador, Tabelião, Escrevente, Visualizador). O Cliente responde pelos atos praticados com as credenciais dos seus Usuários.

6.3. O Cliente deve avisar a HSM na hora se suspeitar de acesso indevido.

7. Planos, preços e pagamento

7.1. Os planos, limites e preços vigentes estão na página Planos, que integra estes Termos. O plano Cartório Parceiro é gratuito, sem prazo, nos limites informados naquela página. Não há período de teste.

7.2. Os planos pagos são mensais e cobrados pelo Asaas (Pix, boleto ou cartão). A HSM emite nota fiscal de serviço por mês. Excedentes, quando houver, entram na fatura seguinte, discriminados.

7.3. Os preços podem mudar com aviso prévio de 30 dias. O Cliente que não concordar pode cancelar sem multa antes de o novo preço valer.

7.4. Se uma fatura atrasar, a HSM avisa o Cliente. Se o pagamento não ocorrer em 10 dias após o aviso, a HSM pode suspender a criação de novas minutas. A leitura, a exportação e as páginas de protocolo continuam funcionando por, no mínimo, 30 dias.

7.5. O Cliente pode cancelar a qualquer momento, sem multa. O acesso pago continua até o fim do ciclo já pago e não há devolução proporcional do mês em curso.

7.6. Ferramentas de apoio (como a leitura de documentos por IA, em Ferramentas) são cobradas por créditos pré-pagos. Créditos comprados valem 12 meses; créditos de cortesia, 90 dias.

8. Transcrição paga pelo cliente final

8.1. A Plataforma permite gerar uma cobrança Pix para que o cliente final pague diretamente à HSM a transcrição de áudios, pelo valor informado na página Planos. Nesse caso, quem presta o serviço de transcrição ao cliente final é a HSM, que emite a nota fiscal e responde perante ele nos termos do Código de Defesa do Consumidor.

8.2. Esse valor não é emolumento, não é receita da serventia e não integra o custo do ato notarial.

8.3. Ao usar esse recurso, o Cliente se compromete a:

• (a) apresentá-lo como opcional, sem condicionar a prática do ato ao pagamento;
• (b) informar a alternativa disponível (por exemplo, a transcrição feita pela própria serventia ou com os minutos do seu plano);
• (c) mostrar ao cliente final, antes do pagamento, o resumo das condições fornecido pela Plataforma;
• (d) não receber valores em nome da HSM.

8.4. Cabe ao Cliente verificar se o recurso é compatível com as normas da sua Corregedoria. Ele pode deixar de usá-lo a qualquer momento.

9. Protocolo público, link curto e consulta pública

9.1. Cada ata pode receber um protocolo e um link curto, formado pelo número do protocolo no subdomínio do Cliente (por exemplo, seucartorio.ata.ia.br/123456). O link vai impresso na ata e dá acesso, a quem o tiver, à página pública da ata: identificação da serventia, número e data do ato, lista de arquivos e, conforme a configuração do Cliente, às mídias, às transcrições, à minuta e à consulta por inteligência artificial.

9.2. Ao publicar o protocolo, o Cliente, como controlador, decide sobre a divulgação, com a autorização do solicitante e considerando a LGPD, o Código Nacional de Normas do CNJ e as normas da sua Corregedoria. Isso vale especialmente para dados sensíveis, dados de crianças e adolescentes e conteúdos sob sigilo, casos em que o Cliente pode deixar de exibir as transcrições e a minuta.

9.3. A HSM protege as páginas públicas contra a consulta em massa: limita o número de protocolos diferentes consultados por um mesmo endereço IP, avisa o administrador da plataforma quando esse limite é atingido, registra cada acesso (o que foi aberto, quando e de qual IP) e impede a indexação por buscadores.

9.4. As respostas da consulta por IA são automáticas, não integram o ato notarial e podem conter erros. A página exibe esse aviso.

9.5. Continuidade. O link curto é um meio de acesso, não o registro oficial. Recomendamos que o ato descreva os arquivos. Se o contrato terminar, a HSM manterá a página de protocolo com a identificação do ato e a lista de arquivos por 5 anos ou, se o Cliente preferir, redirecionará o link para um endereço indicado por ele. Se a HSM encerrar as atividades, avisará com 90 dias de antecedência e entregará ao Cliente a exportação dos seus protocolos.

10. Uso de inteligência artificial

10.1. A Plataforma usa modelos de IA de terceiros (hoje, Google Gemini) para transcrição, leitura e resumo.

10.2. A HSM não usa o conteúdo para treinar modelos. O fornecedor de IA é contratado na modalidade paga, em que, pelos termos do fornecedor, o conteúdo não é usado para treinar modelos.

10.3. A Plataforma não toma decisões automatizadas sobre os titulares: toda minuta passa por revisão humana. O conteúdo do ato é de responsabilidade do tabelião, que responde pelos prejuízos que causar, assegurado o direito de regresso (Lei nº 8.935/1994, art. 22).

11. Responsabilidades do Cliente

O Cliente se compromete a:

• (a) tratar os dados pessoais com base legal adequada e cumprir a LGPD e o Código Nacional de Normas do CNJ como controlador;
• (b) revisar cada minuta antes de lhe dar efeito jurídico;
• (c) manter a guarda do acervo e das mídias originais conforme as normas aplicáveis;
• (d) configurar o protocolo público com cautela (cláusula 9);
• (e) não usar a Plataforma para fins ilícitos nem para conteúdo cuja posse seja crime;
• (f) manter as credenciais seguras e a conexão com o Drive ativa;
• (g) atender os titulares que o procurarem, com o apoio da HSM previsto no Anexo I.

12. Responsabilidades da HSM

A HSM se compromete a:

• (a) prestar o serviço com diligência e segurança compatíveis com o estado da técnica;
• (b) tratar o Conteúdo do Cliente só para prestar o serviço, conforme o Anexo I;
• (c) informar mudanças relevantes na Plataforma;
• (d) dar suporte pelos canais da página Contato.

13. Proteção de dados pessoais

13.1. Para o Conteúdo do Cliente, o Cliente é o controlador e a HSM é a operadora (LGPD, art. 39), conforme o Anexo I, que integra estes Termos.

13.2. Para os dados de cadastro, autenticação, cobrança e registros de acesso dos Usuários, a HSM é a controladora, conforme a Política de Privacidade.

14. Propriedade intelectual

14.1. O software, a marca e os modelos padrão da Plataforma pertencem à HSM.

14.2. O Conteúdo do Cliente pertence ao Cliente. O Cliente concede à HSM uma licença limitada, não exclusiva e revogável, apenas para processar esse conteúdo na prestação do serviço.

14.3. A HSM pode usar estatísticas de uso que não contenham conteúdo nem permitam identificar pessoas, como número de atas e minutos processados.

15. Confidencialidade

Cada parte manterá em sigilo as informações da outra, mesmo depois de terminado o contrato. Ficam de fora as informações que já eram públicas ou cuja divulgação for exigida por lei ou ordem judicial; nesse último caso, a outra parte será avisada quando isso for permitido.

16. Disponibilidade e suporte

A HSM busca manter a Plataforma disponível de forma contínua, mas não garante ausência de interrupções, que podem ocorrer por manutenção, falhas de provedores (Google, hospedagem, pagamentos) ou caso fortuito.

17. Limitação de responsabilidade

17.1. Este contrato é empresarial e paritário, e a divisão de riscos aqui prevista é respeitada (Código Civil, art. 421-A).

17.2. A HSM não responde por:

• (a) o conteúdo dos atos e as decisões tomadas pelo Cliente;
• (b) erros de minuta não corrigidos na revisão;
• (c) danos causados por falha de serviços de terceiros que a HSM não controla, salvo se ela tiver contribuído para o dano;
• (d) lucros cessantes, perda de chance e danos indiretos.

17.3. A responsabilidade total da HSM perante o Cliente, por qualquer causa, fica limitada ao maior entre: (i) o total pago pelo Cliente à HSM nos 12 meses anteriores ao fato; e (ii) R$ 10.000,00.

17.4. Os limites não se aplicam a dolo ou culpa grave. Não restringem os direitos dos titulares perante os agentes de tratamento (LGPD, arts. 42 a 45). Entre as partes, cabe direito de regresso na medida da participação de cada uma no evento danoso (LGPD, art. 42, §4º), observado o item 17.3.

18. Suspensão, encerramento e devolução de dados

18.1. A HSM pode suspender o acesso em caso de uso ilícito, risco à segurança ou violação grave destes Termos, com aviso prévio sempre que possível.

18.2. Ao fim do contrato, por qualquer motivo, o Cliente terá 30 dias para exportar minutas e dados. Depois disso, a HSM elimina o Conteúdo do Cliente conforme o Anexo I. As mídias guardadas no Drive do Cliente continuam com ele.

19. Alterações destes Termos

A HSM pode atualizar estes Termos com aviso prévio de 30 dias, salvo mudança imposta por lei. O Cliente que não concordar pode cancelar sem multa antes de a nova versão valer.

20. Disposições gerais

O aceite eletrônico vale como assinatura. A tolerância com um descumprimento não significa renúncia. Se uma cláusula for considerada inválida, as demais continuam valendo. As comunicações serão feitas para o e-mail do Administrador e para contato@ata.ia.br.

21. Lei aplicável e foro

Aplica-se a lei brasileira. Fica eleito o foro da Comarca de Belo Horizonte/MG, sede da HSM (CPC, art. 63, §1º), salvo quando o Cliente for consumidor (cláusula 3.2).

Anexo I — Acordo de Tratamento de Dados Pessoais (HSM como operadora)

1. Papéis e objeto. O Cliente é o controlador e a HSM é a operadora dos dados pessoais contidos no Conteúdo do Cliente. A HSM trata esses dados apenas para prestar o serviço contratado e segundo as instruções do Cliente. Estes Termos e as configurações feitas na Plataforma são as instruções documentadas.
2. Natureza dos dados. Dados de partes, solicitantes e terceiros que aparecem em mídias, conversas e documentos, o que pode incluir dados sensíveis e dados de crianças e adolescentes, além de transcrições, resumos e minutas.
3. Instruções ilícitas. A HSM avisará o Cliente se entender que uma instrução viola a LGPD e poderá deixar de cumpri-la.
4. Sigilo. Quem trata os dados na HSM está obrigado a sigilo, e o acesso é restrito ao necessário.
5. Segurança. A HSM mantém, entre outras medidas: criptografia em trânsito (TLS); criptografia em repouso dos tokens de acesso (AES-256-GCM) e senhas guardadas com bcrypt; controle de acesso por papéis; registros de auditoria; cópias de segurança; revisão periódica de permissões; acesso ao Drive limitado ao escopo drive.file.
6. Suboperadores. O Cliente autoriza os suboperadores do Anexo II. A HSM avisará com 30 dias de antecedência sobre novos suboperadores; o Cliente pode se opor de forma fundamentada e, se não houver solução, encerrar o contrato sem multa. A HSM impõe aos suboperadores obrigações de proteção de dados equivalentes e responde por eles perante o Cliente.
7. Transferência internacional. Os suboperadores do Anexo II podem tratar dados em servidores no Brasil ou no exterior. A transferência se baseia no art. 33, II, da LGPD — cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD (Resolução CD/ANPD nº 19/2024) ou garantias contratuais equivalentes oferecidas pelos fornecedores — e, como complemento, no art. 33, IX.
8. Direitos dos titulares. Se a HSM receber um pedido de titular sobre o Conteúdo do Cliente, ela o encaminhará ao Cliente em até 2 dias úteis e informará o titular de que o controlador é o Cliente (LGPD, art. 18, §4º, I). A HSM apoiará o Cliente na resposta com as funções da Plataforma: exportar, corrigir e eliminar.
9. Incidentes. A HSM comunicará ao Cliente, sem demora injustificada e em até 48 horas depois de confirmar o incidente, qualquer incidente de segurança que afete o Conteúdo do Cliente. A comunicação trará as informações disponíveis para que o Cliente avalie se precisa avisar a ANPD e os titulares (LGPD, art. 48; Res. CD/ANPD nº 15/2024).
10. Apoio ao controlador. A HSM fornecerá ao Cliente as informações razoavelmente necessárias para o registro das operações (art. 37), para o relatório de impacto (art. 38) e para responder à ANPD ou à Corregedoria.
11. Auditoria. Uma vez por ano, ou depois de um incidente, o Cliente pode pedir documentação que comprove o cumprimento deste Anexo. Auditoria presencial depende de aviso de 30 dias e corre por conta do Cliente.
12. Fim do tratamento. Ao fim do contrato, depois do prazo de exportação (cláusula 18.2), a HSM elimina o Conteúdo do Cliente dos seus sistemas em até 30 dias e das cópias de segurança no ciclo de rotação, em até 30 dias. Ficam guardados apenas os dados que a lei exige ou autoriza manter (LGPD, art. 16): registros de acesso por pelo menos 6 meses (Marco Civil da Internet, art. 15) e registros fiscais e contratuais. Os dados das páginas de protocolo ficam pelo prazo da cláusula 9.5.
13. Responsabilidade. Cada parte responde conforme os arts. 42 a 45 da LGPD e a cláusula 17 dos Termos.

Anexo II — Suboperadores

Os dados podem ser armazenados e tratados em servidores no Brasil ou no exterior. A transferência internacional se baseia no art. 33, II, da LGPD — cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD (Resolução CD/ANPD nº 19/2024) ou garantias contratuais equivalentes oferecidas pelos fornecedores — e, como complemento, no art. 33, IX, da LGPD.