Política de Privacidade do ata.ia.br
Vigência a partir de 11 de outubro de 2026
Versão 2026-10-v7. Versões anteriores: 2026-10-v6 (11/10/2026), 2026-10-v5 (11/10/2026), 2026-10-v4 (11/10/2026), 2026-10-v3 (10/10/2026), 2026-10-v2 (09/10/2026) e 23/07/2026.
Resumo
- A HSM Negócios Digitais LTDA opera o ata.ia.br e tem dois papéis.
- Operadora: quando um cartório ou organização usa a plataforma para preparar atas, quem decide sobre os dados é o cartório; nós tratamos os dados a pedido dele.
- Controladora: nos dados de cadastro e cobrança dos nossos clientes, de visitantes do site, de quem paga transcrições e nos pedidos da Conversa degravada.
- Usamos inteligência artificial do Google (Gemini) para transcrever. Isso pode envolver transferência internacional. Não usamos o conteúdo para treinar IA, para publicidade nem para estatísticas de conteúdo.
- Encarregado: Halisson Sales Mendes. Contato: contato@ata.ia.br, assunto "LGPD".
1. Quem somos
HSM Negócios Digitais LTDA, CNPJ 60.174.986/0001-48, Rua Rio de Janeiro, 243, Sala 802, Centro, Belo Horizonte/MG, CEP 30160-040. E-mail: contato@ata.ia.br. WhatsApp: +55 (61) 99239-3000.
Encarregado pelo tratamento de dados pessoais: Halisson Sales Mendes, sócio da HSM Negócios Digitais LTDA, contato@ata.ia.br, assunto "LGPD".
2. Nossos papéis
| Situação | Quem decide sobre os dados (controlador) | Nosso papel |
|---|---|---|
| Mídias, conversas, transcrições, minutas e atas preparadas por um cartório ou organização na plataforma | O cartório ou a organização | Operadora (LGPD, art. 39) |
| Cadastro, login, cobrança e suporte dos clientes e usuários da plataforma | HSM | Controladora |
| Visitantes do site, contatos comerciais e cookies | HSM | Controladora |
| Pessoa que paga por Pix a transcrição de áudios numa ata de cartório | HSM | Controladora (prestamos esse serviço diretamente a ela) |
| Pedidos da Conversa degravada (cliente e pessoas que aparecem na conversa) | HSM | Controladora |
As serventias extrajudiciais recebem, na LGPD, o mesmo tratamento das pessoas jurídicas de direito público (art. 23, §4º) e seguem o Código Nacional de Normas do CNJ (Provimento nº 149/2023). Cada cartório tem sua própria página de privacidade e LGPD no seu subdomínio (por exemplo, seucartorio.ata.ia.br/lgpd).
3. Dados que tratamos
A. Visitantes do site: IP, navegador, páginas visitadas e preferência de cookies. Com o seu consentimento, também identificadores de publicidade do Google Ads (ver Política de Cookies).
B. Clientes e usuários da plataforma:
- nome, e-mail e foto do login Google;
- senha guardada apenas como hash (bcrypt);
- papel no cartório ou organização e preferências;
- dados da organização (razão social, CNPJ ou CPF, endereço, telefone, responsável);
- registros de acesso e auditoria (IP, data e hora, navegador, ação realizada);
- dados de cobrança e nota fiscal.
C. Conteúdo das atas (como operadora):
- mídias e documentos enviados pelo cartório ou organização: áudios, vídeos, imagens, conversas exportadas, e-mails e documentos;
- transcrições, leituras de imagem, resumos e minutas;
- dados das partes;
- registros da página pública de protocolo e das consultas feitas a ela (o que foi aberto ou baixado, data e hora, IP e navegador).
Esse conteúdo pode incluir dados sensíveis e dados de crianças e adolescentes.
D. Quem paga transcrição numa ata de cartório: nome, CPF/CNPJ, e-mail ou telefone informado para a nota fiscal, valor, data e identificação do Pix.
E. Conversa degravada — o cliente: nome, CPF ou CNPJ, e-mail, WhatsApp (opcional), IP e data e hora do envio e do aceite, versão dos termos aceita, dados do pagamento e da nota fiscal. Os avisos do pedido vão por e-mail; o WhatsApp, se informado, só é usado para falar com você sobre o pedido, quando necessário.
F. Conversa degravada — o conteúdo e as pessoas da conversa:
- o arquivo .zip enviado (mensagens, nomes e números de contato, áudios, imagens, vídeos e documentos);
- as transcrições e os códigos SHA-256 (registro técnico interno; não aparecem no documento);
- a informação técnica sobre como o envio foi feito;
- a declaração gerada no PDF e, se você enviar o PDF assinado, o próprio arquivo assinado e os dados da assinatura eletrônica: nome e CPF de quem assinou, a autoridade que emitiu o certificado (gov.br ou ICP-Brasil) e a data da assinatura.
A página pública de verificação (ata.ia.br/v/código) mostra a quem tiver o código impresso no PDF: seu nome com o CPF mascarado, a data de recebimento, a procedência, as quantidades de mensagens e áudios e se a declaração foi assinada. Ela não mostra a conversa.
A conversa contém dados de outras pessoas que participaram dela e pode conter dados sensíveis (por exemplo, sobre saúde) e dados de crianças e adolescentes.
G. Contato e suporte: dados e mensagens enviados por e-mail, WhatsApp ou formulário.
H. Ferramenta de leitura de documentos (Ferramentas): documentos enviados para leitura por IA (por exemplo, RG, CNH, certidões) e os dados extraídos. O arquivo não é guardado; o resultado fica por 30 dias.
Não guardamos números de cartão: os pagamentos são processados pela instituição de pagamento.
4. Para que usamos e com que base legal
| Finalidade | Dados | Base legal (LGPD) |
|---|---|---|
| Prestar o serviço ao cartório ou organização, como operadora | C | Base definida pelo controlador (cartório: em regra, cumprimento de obrigação legal ou regulatória e execução de competências legais — arts. 7º, II, e 23) |
| Criar e manter contas, autenticar, cobrar, dar suporte | B | Execução de contrato (art. 7º, V) |
| Emitir nota fiscal e manter registros contábeis | B, D, E | Obrigação legal (art. 7º, II) |
| Guardar registros de acesso por pelo menos 6 meses | A, B, E | Obrigação legal (Marco Civil da Internet, art. 15; LGPD, art. 7º, II) |
| Segurança, prevenção de fraude e abuso (inclusive o limite de pedidos não pagos por CPF/e-mail em 24 h e o limite de consultas às páginas de protocolo) e auditoria | A, B, C, E | Legítimo interesse (art. 7º, IX) |
| Executar o pedido da Conversa degravada: cobrar, avisar (por e-mail) e entregar; contato pelo WhatsApp informado, só sobre o pedido e quando necessário | E | Execução de contrato e procedimentos preliminares a pedido do titular (art. 7º, V) |
| Transcrever e organizar a conversa enviada pelo cliente | F (dados não sensíveis de terceiros) | Legítimo interesse do cliente, que é terceiro, em documentar uma comunicação da qual participou (art. 7º, IX, com avaliação documentada — art. 10) e, quando for o caso, exercício regular de direitos em processo (art. 7º, VI) |
| O mesmo, quando a conversa tiver dados sensíveis | F (sensíveis) | Exercício regular de direitos, inclusive em contrato e em processo (art. 11, II, "d") |
| Prestar a transcrição paga pelo cliente final do cartório | D | Execução de contrato (art. 7º, V) |
| Guardar o registro do contrato e do aceite para defesa em eventual reclamação | B, D, E (sem conteúdo da conversa) | Exercício regular de direitos (art. 7º, VI) |
| Publicidade (Google Ads) | A | Consentimento (art. 7º, I), que pode ser revogado a qualquer momento |
| Atender titulares e responder à ANPD | Todos | Obrigação legal (art. 7º, II) |
Se você não fornecer os dados necessários para o contrato (por exemplo, nome e CPF/CNPJ para a nota fiscal), não conseguimos prestar o serviço. Recusar cookies de publicidade não muda nada no uso do site.
5. Dados sensíveis e de crianças e adolescentes
- Dados sensíveis só são tratados para a finalidade do pedido ou da ata, com as bases indicadas acima.
- Dados de crianças e adolescentes que aparecem em conversas ou mídias são tratados no melhor interesse deles (art. 14; Enunciado CD/ANPD nº 1/2023), apenas para a finalidade do serviço e com as mesmas proteções.
- O serviço Conversa degravada só pode ser contratado por maiores de 18 anos.
6. Inteligência artificial
- Usamos o Google Gemini para transcrever áudios e ler imagens.
- A HSM não usa o conteúdo para treinar modelos. O fornecedor de IA é contratado na modalidade paga, em que, pelos termos do fornecedor, o conteúdo não é usado para treinar modelos. O fornecedor pode reter os dados temporariamente, pelo prazo previsto no contrato dele, para segurança e prevenção de abuso.
- Não tomamos decisões automatizadas que afetem seus interesses: o resultado da IA é sempre revisado por uma pessoa (o tabelião, ou o próprio cliente na Conversa degravada).
7. Com quem compartilhamos
Compartilhamos apenas o necessário, com fornecedores destas categorias:
| Categoria | Para quê |
|---|---|
| Hospedagem e servidores | Servidor da aplicação e banco de dados |
| Armazenamento de cópias de segurança | Cópias de segurança do banco de dados |
| Envio de e-mails | E-mails do sistema (avisos, links de pedido, recuperação de senha) |
| Inteligência artificial para transcrição | Transcrição de áudios, leitura de imagens e resumos (Google Gemini, contratado na modalidade paga, em que, pelos termos do fornecedor, o conteúdo não é usado para treinar modelos) |
| Armazenamento dos arquivos no Google Drive | Mídias das atas no Drive do próprio cartório (contratado pelo cartório com o Google) e arquivos da Conversa degravada no Drive da plataforma |
| Pagamentos e nota fiscal | Cobranças por Pix, boleto ou cartão, devoluções e emissão de notas fiscais (instituição de pagamento e emissor de NFS-e) |
| Publicidade (Google Ads) | Medição de anúncios, só com o seu consentimento |
| Autoridades | Quando a lei ou uma ordem judicial exigir. Registros de acesso só são entregues por ordem judicial (Marco Civil, arts. 10 e 22) |
Não vendemos dados pessoais.
8. Transferência internacional
Os dados podem ser armazenados e tratados em servidores no Brasil ou no exterior. A transferência internacional se baseia no art. 33, II, da LGPD — cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD (Resolução CD/ANPD nº 19/2024) ou garantias contratuais equivalentes oferecidas pelos fornecedores — e, como complemento, no art. 33, IX, da LGPD. Você pode pedir mais informações pelo canal do encarregado.
9. Por quanto tempo guardamos
| Dado | Prazo |
|---|---|
| Conta de usuário da plataforma | Enquanto a conta estiver ativa, mais 30 dias para exportação depois do encerramento |
| Conteúdo das atas (operadora) | Pelo tempo do contrato com o cartório. Depois, eliminado em até 30 dias, e das cópias de segurança em até 30 dias. As mídias no Drive do cartório continuam sob controle dele. |
| Dados de integridade das páginas de protocolo | Pelo prazo combinado com o cartório |
| Conversa degravada — pedido não pago | Apagado 15 dias depois do recebimento, inclusive as transcrições de amostra |
| Conversa degravada entregue — fotos, vídeos, documentos e o pacote .zip original | Até 90 dias depois da entrega |
| Conversa degravada entregue — áudios, transcrições e o texto da conversa | 12 meses depois da entrega |
| Conversa degravada entregue — PDF com a declaração, PDF assinado e o código do PDF que permite à página de verificação confirmar o documento. O PDF pode conter versões reduzidas das imagens da conversa e fica guardado por 5 anos. | 5 anos depois da entrega |
| Conversa degravada — exclusão antes do prazo | Quando você pede ("Apagar meus arquivos agora") ou desiste do pedido: tudo é apagado na hora, e a página de verificação passa a mostrar o pedido como cancelado ou sem arquivos |
| Registro do pedido, sem o conteúdo da conversa: aceite dos termos (versão, data, hora e IP), dados do pedido e do cliente, valores e pagamento, desistência, dados da declaração e da assinatura e os códigos SHA-256. É o registro do que foi contratado e entregue | 5 anos depois do fim do pedido (prazo do CDC, art. 27) |
| Notas fiscais e registros contábeis | Prazo da legislação tributária, em regra 5 anos (CTN, arts. 173 e 174; Código Civil, art. 1.194) |
| Registros de acesso (IP, data e hora) | Pelo menos 6 meses (Marco Civil da Internet, art. 15), ou mais se uma autoridade pedir (art. 15, §2º) |
| Pedidos de titulares e correspondência sobre LGPD | 5 anos |
| Contatos comerciais | 2 anos desde o último contato, ou até você se opor |
| Preferência de cookies | Até você mudar a escolha |
| Ferramenta de leitura de documentos | Resultado: 30 dias; registro de uso e cobrança, sem os dados extraídos: 5 anos |
Os prazos podem ser estendidos, pedido a pedido, para cumprir obrigação legal ou para a defesa em processo judicial, administrativo ou arbitral, até o fim do caso (LGPD, art. 7º, VI, e art. 16). Nesse período, um pedido de exclusão fica pendente e é atendido quando o caso terminar.
Ao fim dos prazos, os dados são eliminados ou anonimizados (LGPD, arts. 15 e 16).
10. Segurança e incidentes
Mantemos:
- criptografia em trânsito (TLS);
- criptografia dos tokens de acesso (AES-256-GCM) e senhas guardadas com bcrypt;
- controle de acesso por papéis e registros de auditoria;
- links de pedido com códigos aleatórios;
- limite de consultas e registro de acesso nas páginas públicas de protocolo;
- cópias de segurança;
- revisão periódica de permissões.
Nenhum sistema é totalmente imune a falhas. Se houver um incidente que possa causar risco ou dano relevante:
- quando somos controladores, comunicamos a ANPD e os titulares afetados nos termos da LGPD (art. 48) e da Resolução CD/ANPD nº 15/2024;
- quando somos operadores, comunicamos o cartório ou a organização, que decide sobre os avisos.
11. Seus direitos
Você pode pedir (LGPD, art. 18):
- confirmação de que tratamos seus dados;
- acesso;
- correção;
- anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desacordo com a lei;
- portabilidade;
- eliminação dos dados tratados com consentimento;
- informação sobre com quem compartilhamos;
- informação sobre a possibilidade de não consentir e suas consequências;
- revogação do consentimento.
Você também pode se opor a um tratamento feito sem consentimento se ele descumprir a lei (art. 18, §2º).
Como pedir:
- Escreva para contato@ata.ia.br com o assunto "LGPD" ou use a página ata.ia.br/lgpd.
- Podemos pedir uma confirmação de identidade proporcional ao pedido, para não entregar dados a outra pessoa.
- Confirmamos o recebimento na hora.
- A confirmação de existência e o acesso em formato simplificado são imediatos; a declaração completa sai em até 15 dias (art. 19). Respondemos aos demais pedidos no mesmo prazo, sempre que possível.
- O atendimento é gratuito.
Se você aparece numa ata de cartório: o controlador é o cartório. Encaminhamos o seu pedido a ele em até 2 dias úteis e avisamos você (art. 18, §4º, I).
Se você aparece numa conversa enviada por outra pessoa à Conversa degravada:
- podemos confirmar se tratamos dados seus, informar a finalidade, a base legal, o prazo de guarda e com quem compartilhamos;
- podemos entregar uma cópia dos seus próprios dados (por exemplo, as suas mensagens e a transcrição dos seus áudios);
- não entregamos dados de outras pessoas nem a identidade de quem fez o pedido, salvo por ordem judicial ou outra hipótese legal;
- se o tratamento for irregular, eliminamos os dados. Se for regular, os dados seguem os prazos da seção 9, que chegam a 5 anos para o PDF e a declaração, porque o cliente tem o direito de manter o registro da conversa de que participou.
Você também pode reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados — ANPD (gov.br/anpd) (art. 18, §1º).
12. Cookies
Veja a Política de Cookies. Você pode mudar sua escolha a qualquer momento pelo link "Preferências de cookies", no rodapé.
13. Alterações
Podemos atualizar esta política. Mudanças relevantes serão avisadas no site e, para clientes, por e-mail ou no sistema. As versões anteriores ficam guardadas e podem ser pedidas pelo contato.
Resumo para quem usa a Conversa degravada
A HSM é a controladora. Usamos seus dados para cobrar, emitir a nota fiscal, avisar e entregar. A conversa é usada só para transcrever e montar o seu documento: sem treinamento de IA e sem marketing. A transcrição é feita pelo Google Gemini, em servidores que podem estar fora do Brasil. O pedido não pago é apagado em 15 dias. Do entregue, fotos, vídeos e documentos saem em 90 dias; áudios e transcrições, em 12 meses; o PDF e a declaração (inclusive a assinada), em 5 anos — ou antes, quando você apagar ou desistir.O PDF pode conter versões reduzidas das imagens da conversa e fica guardado por 5 anos.Mantemos por 5 anos o registro do pedido (aceite, valores, pagamento, desistência e declaração), sem o conteúdo da conversa, e por pelo menos 6 meses os registros de acesso. Os prazos podem ser estendidos, pedido a pedido, para cumprir obrigação legal ou para a defesa em processo judicial, administrativo ou arbitral, até o fim do caso. Fale com o encarregado pelo contato@ata.ia.br, com o assunto "LGPD".