LGPD e IA nos Cartórios: Custódia e Tratamento de Dados

A adoção de tecnologias de Inteligência Artificial para lavratura de atas notariais digitais representa um avanço significativo na eficiência dos serviços notariais. A capacidade de transcrever áudios, analisar imagens e extrair metadados de mídias otimiza o trabalho de tabeliães e escreventes. Contudo, essa inovação traz consigo novas responsabilidades, especialmente no que tange à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Quando um cartório recebe mídias de um cliente — como conversas de WhatsApp, áudios ou e-mails — para materializar em uma ata, ele passa a tratar dados pessoais, muitas vezes sensíveis. A utilização de uma plataforma de IA para processar esse material exige uma análise cuidadosa sobre quem detém a custódia e o controle desses dados.

O Cartório como Controlador dos Dados na Era Digital

De acordo com a LGPD (Lei nº 13.709/2018), o controlador é a pessoa natural ou jurídica a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais. No contexto da ata notarial, o tabelionato de notas é, inequivocamente, o controlador dos dados fornecidos pelo solicitante. A responsabilidade sobre como esses dados são coletados, processados, armazenados e descartados recai integralmente sobre o titular do cartório.

Essa responsabilidade não é transferida quando se utiliza um software de terceiros. A plataforma de IA atua como operadora, ou seja, realiza o tratamento dos dados em nome do controlador e sob suas instruções. Portanto, a escolha da ferramenta tecnológica é uma decisão estratégica que impacta diretamente a conformidade do cartório com a lei.

As mídias entregues para a lavratura da ata frequentemente contêm informações que vão além do objeto principal da prova. Podem incluir nomes de terceiros não envolvidos, dados de localização, informações financeiras e outros conteúdos de natureza privada. O dever do controlador é garantir que o tratamento desses dados seja limitado à finalidade específica daquele ato notarial.

Riscos no Tratamento de Mídias por Terceiros

O principal ponto de atenção ao contratar uma solução de IA é o modelo de custódia dos dados. A abordagem mais comum no mercado de software como serviço (SaaS) envolve o upload dos arquivos para a nuvem do fornecedor. Embora conveniente, esse modelo apresenta riscos jurídicos e operacionais significativos para o cartório.

Onde os dados residem? A nuvem do fornecedor

Quando o cartório envia as mídias do cliente para a infraestrutura de um fornecedor de software, ele perde o controle direto sobre o ativo digital. Os arquivos passam a residir em servidores de terceiros, cuja política de segurança, localização geográfica e práticas de acesso nem sempre são transparentes. Isso gera questionamentos críticos sob a ótica da LGPD:

• Titularidade do Dado: O cartório continua sendo o responsável legal, mas não é mais o detentor fático da custódia primária do arquivo.
• Transferência Internacional: Se os servidores do fornecedor estiverem localizados fora do Brasil, a operação pode se caracterizar como transferência internacional de dados, exigindo salvaguardas adicionais que muitas vezes não são observadas.
• Acesso e Exclusão: Como garantir que os dados serão permanentemente excluídos após o término do serviço? Como auditar quem teve acesso a essas informações sensíveis na infraestrutura do operador?

Transparência no Processamento da IA

Outro risco reside na falta de clareza sobre como os algoritmos de IA tratam os dados. É fundamental que o cartório, como controlador, saiba exatamente o que acontece com as informações processadas. Questões como o uso de dados de clientes para treinar os modelos de IA do fornecedor são um ponto crítico. A LGPD exige que o tratamento seja feito estritamente para a finalidade informada ao titular. O uso secundário para aprimoramento de algoritmos pode configurar um desvio de finalidade, expondo o cartório a sanções.

A fé pública do tabelião está intrinsecamente ligada à segurança e à confidencialidade. Delegar a custódia e o processamento de forma opaca a um terceiro enfraquece essa premissa.

A IA como Operadora de Dados: Limites e Deveres

A relação jurídica entre o cartório (controlador) e a plataforma de IA (operadora) deve ser formalizada em contrato, com cláusulas específicas sobre proteção de dados, conforme determina a LGPD. O tabelião deve exigir do fornecedor garantias técnicas e administrativas de que os dados serão tratados de forma segura e exclusivamente para a finalidade da lavratura da ata.

Isso inclui definir claramente as responsabilidades de cada parte, os protocolos de segurança da informação a serem seguidos e os procedimentos em caso de incidentes de segurança, como vazamentos de dados. A escolha de uma ferramenta não pode ser baseada apenas na sua funcionalidade, mas também, e principalmente, na sua arquitetura de conformidade legal.

A tecnologia deve ser uma aliada do notário, não um ponto de vulnerabilidade jurídica. Uma plataforma que não oferece ao cartório controle total sobre a custódia dos dados originais o coloca em uma posição de fragilidade perante a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e os próprios titulares dos dados.

A abordagem digital atual para conformidade com a LGPD

Para mitigar os riscos e alinhar a inovação tecnológica com a segurança jurídica e a LGPD, os tabelionatos modernos têm adotado uma abordagem arquitetônica superior. Em vez de transferir a posse dos dados, eles utilizam sistemas que se integram ao seu próprio ambiente de armazenamento em nuvem.

O fluxo de trabalho recomendado hoje funciona da seguinte maneira:

1. Custódia no Drive do Próprio Cartório: O ponto de partida é o recebimento das mídias (arquivos .zip de WhatsApp, áudios, vídeos, e-mails) diretamente em uma pasta segura no serviço de nuvem do próprio tabelionato (como Google Drive ou OneDrive). O cartório mantém a titularidade e o controle total dos arquivos originais desde o primeiro momento.

1. Processamento Transitório e Inteligente: A plataforma de IA se conecta a essa pasta de forma autorizada. Ela lê os arquivos, realiza as tarefas necessárias — como gerar o hash SHA-256 para garantir a integridade, transcrever áudios, aplicar OCR em imagens e extrair metadados relevantes — e devolve o resultado estruturado. O sistema processa a informação sem reter uma cópia do arquivo original em seus servidores.

1. Geração da Minuta: Com base nos dados processados, a plataforma gera uma minuta detalhada da ata notarial, pronta para a revisão e validação do escrevente ou tabelião. A eficiência é alcançada sem sacrificar o controle sobre os dados.

1. Protocolo Público de Verificação: A ata finalizada pode incluir um link curto e numerado. Esse link direciona para uma página de verificação pública que aponta para os arquivos originais armazenados na nuvem do cartório, juntamente com seus respectivos hashes. Isso elimina a necessidade de anexar dezenas ou centenas de páginas impressas, facilitando a consulta e a verificação no processo judicial.

1. Assinatura nos Padrões Oficiais: É crucial entender que a plataforma de IA é uma ferramenta para a fase de instrução e elaboração da minuta. A assinatura do ato notarial final continua sendo realizada por meio das plataformas oficiais e estabelecidas, como o e-Notariado, ou com certificados digitais padrão ICP-Brasil e assinaturas avançadas do gov.br. Essa separação garante que a fé pública e os requisitos legais para a validade do ato sejam plenamente respeitados.

Adotar esse modelo não é apenas uma boa prática de segurança da informação, mas uma demonstração de diligência e conformidade com a LGPD. Permite que o cartório aproveite os benefícios da Inteligência Artificial para ganhar produtividade, ao mesmo tempo que fortalece sua posição como guardião da segurança jurídica e da privacidade dos dados de seus clientes.