Como faço ata notarial de WhatsApp depois de 28 anos no cartório

Sou HALISSON SALES MENDES, escrevente autorizado do 5º Ofício de Notas de Taguatinga/DF desde abril de 1998. Em quase trinta anos no balcão de cartório, lavrei de tudo: escrituras, procurações, autenticações, reconhecimentos de firma e centenas de atas notariais de constatação. Desde agosto de 2024, mais de 400 atas notariais envolvendo conversas de WhatsApp passaram pelas minhas mãos utilizando inteligência artificial como ferramenta de apoio operacional.

Este é o primeiro post do blog do ata.ia.br, e achei justo começar contando de onde veio a plataforma — e exatamente como faço uma ata notarial de WhatsApp hoje, na prática.

Vinte e oito anos no balcão de um cartório de notas

Quando entrei no 5º Ofício em 1998, ata notarial era um ato relativamente raro. A maior parte envolvia constatações presenciais, declarações, verificação de documentos físicos ou situações pontuais. O escrevente trabalhava com papel, máquina elétrica e, depois, com computador rodando sistema de cartório. Cada minuta era feita linha por linha. Cada descrição exigia atenção absoluta.

A tecnologia ajudava a digitar.

Mas a inteligência da ata — escolher o que entra, descrever com fidelidade, preservar a neutralidade e dar forma jurídica ao fato constatado — sempre foi humana.

Sempre foi do escrevente e do tabelião.

Funcionava. Era mais lento, mas funcionava.

A virada com o WhatsApp

Não lembro exatamente qual foi a primeira ata notarial de WhatsApp que lavrei. Mas lembro da sensação.

O que antes era uma constatação simples virou dezenas — às vezes centenas — de páginas de conversas, prints, vídeos, áudios e documentos digitais.

As pessoas passaram a chegar ao cartório querendo registrar:

ameaças;
ofensas;
cobranças;
contratos descumpridos;
reconhecimento de dívida;
negociações;
situações familiares;
provas empresariais;
fraudes;
áudios comprometedores;
mensagens apagadas;
e provas urgentes para processos judiciais.

Tudo dentro do celular.

A demanda explodiu.

E junto veio um trabalho operacional gigantesco.

O trabalho invisível da transcrição manual

Quem nunca trabalhou com ata notarial digital talvez não imagine o que existe por trás.

Imagine receber um solicitante com:

quarenta áudios de WhatsApp;
vídeos longos;
centenas de mensagens;
imagens;
documentos anexados;
prints misturados com mensagens apagadas;
áudio gravado em ambiente barulhento;
e audiência marcada para o dia seguinte.

Durante muito tempo, eu fazia praticamente tudo manualmente.

Ouvia o áudio.
Voltava.
Pausava.
Digitava.
Reouvia.
Corrigia palavra.
Conferia nomes.
Confirmava valores.
Descrevia prints.
Organizava cronologia.
Relacionava anexos.
Montava índices.

Uma única ata robusta podia consumir três, quatro ou até cinco horas apenas na preparação técnica.

Multiplique isso por várias atas por semana.

É um trabalho extremamente repetitivo e desgastante — justamente na parte menos intelectual do ato notarial.

A ideia que surgiu em agosto de 2024

Em agosto de 2024, depois de mais um dia cercado de áudios para transcrever, pensei:

A tecnologia para transcrição já existe há anos.
Então por que os cartórios ainda fazem isso da forma mais lenta possível?

A resposta era simples.

Não existia uma ferramenta pensada para o fluxo real de um cartório de notas.

Existiam transcritores genéricos.
Softwares de podcast.
Ferramentas de legenda.
IA para reuniões.

Mas nenhuma entendia o que uma ata notarial realmente precisa:

organização cronológica;
separação de mídias;
apoio à cadeia de custódia;
estrutura compatível com minuta notarial;
protocolo de consulta;
armazenamento sob custódia do próprio cartório;
revisão humana obrigatória;
neutralidade técnica;
preservação do material original.

Então comecei a desenhar uma plataforma focada exatamente nisso.

Não para substituir escrevente.
Não para substituir tabelião.
Não para “automatizar a fé pública”.

Mas para eliminar o trabalho puramente mecânico da preparação.

Como faço hoje, na prática

Hoje, uma ata notarial de WhatsApp no 5º Ofício segue um fluxo muito mais eficiente — mas ainda totalmente supervisionado por humanos.

1. Constatação direta no aparelho do solicitante

Na maioria dos casos, o solicitante entrega o próprio celular para a constatação.

Em alguns atendimentos, o próprio cliente já chega com a conversa exportada em .zip, utilizando a função “Exportar conversa” do WhatsApp com a opção “Incluir mídia”.

Em outros casos, a própria exportação é realizada por mim diretamente no aparelho entregue pelo solicitante durante a constatação, preservando a estrutura original da conversa, os horários, participantes e anexos existentes no momento da verificação.

Isso permite preservar:

participantes;
horários originais;
estrutura da conversa;
anexos;
áudios;
vídeos;
documentos;
e o contexto existente no momento da constatação.

1. Organização automática e transcrição dos áudios

Após a exportação, o material é enviado para a plataforma.

A IA então:

organiza as mídias;
separa anexos;
identifica cronologia;
auxilia na organização dos prints e imagens;
e realiza a transcrição automática dos áudios.

Áudios de quinze minutos, que antes consumiam muito tempo de trabalho manual, passam a ser transcritos em poucos minutos.

E isso muda completamente a produtividade do cartório.

1. Geração da minuta técnica inicial

Com base no material constatado, a plataforma monta uma minuta inicial da ata notarial:

organizada por data e hora;
com separação de mídias;
identificação contextual;
estrutura compatível com o padrão utilizado pelo cartório;
e apoio na organização das transcrições.

A IA ajuda a estruturar.

Mas ela não decide juridicamente o conteúdo da ata.

1. Revisão humana obrigatória

Essa talvez seja a parte mais importante.

Toda ata continua passando por revisão humana integral.

Eu releio a minuta.
Confiro nomes.
Valores.
Datas.
Contexto.
Participantes.
Qualidade da transcrição.
Ruídos em áudio.
Palavras mal interpretadas.
Informações sensíveis.

A inteligência artificial acelera.

Mas quem valida continua sendo o escrevente e o tabelião.

A fé pública continua humana.

1. Assinatura e custódia

A assinatura do ato permanece fora da plataforma, realizada em ambiente oficial do e-Notariado/ICP-Brasil.

A plataforma não substitui o ato notarial.

Ela apenas auxilia na preparação técnica e organização operacional do material constatado.

As mídias originais permanecem armazenadas sob custódia do próprio cartório, vinculadas a protocolo de consulta e verificação.

O que mudou na prática

Antes, uma ata robusta de WhatsApp podia consumir entre três e cinco horas apenas em preparação técnica.

Hoje, muitas atas ficam prontas em menos de uma hora.

Já realizamos atas com mais de oito horas de áudio concluídas no mesmo dia — algo praticamente inviável no fluxo totalmente manual.

E existe outro ponto importante:

A IA não cansa.

Ela não perde atenção na terceira hora ouvindo áudio ruim.
Não troca facilmente palavras parecidas por desgaste mental.
Não pula trecho por fadiga.

Na maior parte dos casos, a qualidade inicial da transcrição ficou melhor do que o modelo puramente manual.

Por que resolvi abrir isso para outros cartórios

Eu poderia ter mantido a plataforma apenas para uso interno do 5º Ofício.

Mas percebi uma coisa:

O problema que vivi durante anos não era exclusivo meu.

Neste momento, enquanto você lê este texto, provavelmente existe algum escrevente brasileiro:

pausando áudio manualmente;
digitando conversa;
organizando mídia;
revisando print;
virando madrugada para entregar ata urgente.

Isso não faz mais sentido.

A tecnologia já está pronta.
Os clientes precisam de agilidade.
Os cartórios precisam ganhar produtividade.
E a equipe deve focar naquilo que realmente exige capacidade técnica e fé pública.

A IA não substitui o ato notarial.

Ela elimina o trabalho mecânico que nunca deveria consumir tantas horas de um escrevente experiente.

Quem quiser conhecer a plataforma na prática pode criar uma conta e testar.

A tecnologia muda.

Mas a responsabilidade do ato notarial continua exatamente a mesma.